AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Wat doet EyeCity met persoonsgegevens met betrekking tot de op 14 april 2016 aangenomen en vanaf 25 mei 2018 in werking tredende wet AVG die van toepassing is in de gehele Europese Unie.

Algemeen.

Wat voor bedrijf is EyeCity en wat voor werkzaamheden doet EyeCity?

EyeCity is een Promotie Marketing bedrijf. Promotie Marketing in de breedste zin van het woord. EyeCity werkt voor bedrijven, verenigingen en stichtingen. EyeCity regelt alle dingen waar deze bedrijven, verenigingen en stichtingen behoefte aan hebben betreffende promotionele werkzaamheden, waar deze bedrijven, verenigingen of stichtingen zelf geen tijd of werk aan willen besteden. EyeCity doet dit zowel op de conventionele markt als de digitale markt.
Hieronder een opsomming van de werkzaamheden die EyeCity op dit moment doet. Bij veranderingen zullen wij de nieuwe werkzaamheden zo snel mogelijk toevoegen.

Social Media
Social Media beheer is één van de belangrijkste activiteiten van EyeCity. Social Media is als het gaat om persoonsgegevens een zeer belangrijk aspect als het gaat om de privacy wetgeving (AVG). EyeCity maakt veel foto's en films van evenementen en post deze op FaceBook, YouTube, Instagram, e.t.c. en plaatst daar ook vaak een beschrijving van. Dit doet EyeCity uitsluitend en alleen in opdracht van de opdrachtgever. EyeCity maakt vanaf 25 mei 2018 met elke opdrachtgever duidelijke afspraken betreffende de nieuwe privacy wetgeving (AVG), Hierbij doelend op dat als het om persoonsgegevens gaat (foto's waar mensen op staan, namen van mensen die genoemd worden, etc.., dat opdrachtgever zich terdege bewust is van de de nieuwe wetgeving en dat opdrachtgever, voordat het EyeCity opdracht heeft gegeven voor verwerking van gegevens ter uitvoering van de opdracht, opdrachtgever ook maximale inspanning heeft gedaan om te onderzoeken, verifiëren en e.v.t. vast te leggen of het ook daadwerkelijk EyeCity opdracht kan geven.
Indien opdrachtgever het Social Media beheer door EyeCity laat doen, zal EyeCity dit op contract basis doen, EyeCity zal een contract opstellen, met daarin opgenomen een verwerkingsovereenkomst. Dit voor een bepaalde tijd. In dit contract zal EyeCity afspraken vastleggen betreffende persoonsgegevens en het plaatsen daarvan op Social Media. Indien EyeCity welke vorm van persoonsgegevens dan ook plaatst op Social Media in opdracht van de opdrachtgever moet daar van te voren duidelijke en heldere afspraken en regelgeving over zijn met opdrachtgever en vastgelegd in contract.
Indien er toch persoonsgegevens op de Social Media van opdrachtgever komen waar derden bezwaar tegen maken zal Opdrachtgever of EyeCity (al dan niet in opdracht van opdrachtgever) deze persoongegevens onmiddellijk verwijderen.

Fotografie en film
Fotografie en film is een essentieel onderdeel voor het Social Media. Dit is ook een activiteit die EyeCity voor de opdrachtgever uitvoert indien nodig voor het Social Media beheer. EyeCity fotografeert of filmt vaak op locatie in opdracht van opdrachtgever voor het plaatsen van foto's en film materiaal op Social Media. Foto's of films die geplaatst worden op Social Media worden alleen geplaatst in samenspraak en opdracht van de opdrachtgever. Voorafgaand aan dit proces zal EyeCity afspraken maken met de opdrachtgever en dit contractueel vastleggen, er van uitgaand dat de opdrachtgever ook afspraken en regelgeving heeft betreffende het plaatsen van persoonsgegevens in welke vorm dan ook. Indien er toch foto's of films geplaatst worden waar derden bezwaar tegen maken. Zie hoofdstuk bezwaar aantekenen.

Multi Media
Multi Media is een verzamelnaam voor alle werkzaamheden die EyeCity doet. EyeCity verzorgt buiten de belangrijkste vormen van Media van deze tijd, zoals al in voorgaande genoemd (Social Media, Fotografie en film) ook alle andere vormen van media en alles wat dat ondersteunt.

Wat verklaart EyeCity betreffende (AVG)?
Omdat de nieuwe wet (AVG) aan bedrijven vraagt om op een transparante, voor iedereen begrijpelijke en duidelijke taal te beschrijven hoe het met persoonsgegevens omgaat, wil EyeCity dit ook op deze manier doen. Eyecity verklaart hierbij dit naar eer en geweten te doen en alle gegevens die EyeCity verzamelt, beheert of verwerkt worden alleen gebruikt voor opdrachten direct voor klanten. Eyecity zal deze data nooit aan derden verstrekken, tenzij in opdracht van de klant of in het geval van een zakelijk geschil waarbij een incasso of rechter e.d. aan te pas moet komen. Hieronder zal EyeCity beschrijven hoe het met verschillende facetten van persoonsgegevens waar EyeCity in de praktijk mee te maken heeft omgaat, zowel het intern beheer als het het openbaar beheer.

Hoe verkrijgt EyeCity zijn data?
EyeCity verkrijgt zijn opdrachtgevers hoofdzakelijk door business to business, netwerken of bedrijven, verenigingen of stichtingen die zelf contact op nemen. EyeCity werft geen potentiële klanten door middel van e-mail, internet of social media marketing met gegevens verkregen door andere partijen (betaald of niet betaald).

Wat doet EyeCity betreffende (AVG)?
EyeCity is een transparant bedrijf en zal hieronder beschrijven hoe het met zijn digitale data omgaat Dit zal punt voor punt, per alinea, zowel voor intern als openbaar gedaan worden.

Welke data met eventuele persoonsgegevens beheert EyeCity?

Administratie
E-mail: Persoonsgegevens van klanten, potentiële klanten, personen of bedrijven waar we zelf orders bij bestellen, kortom Bedrijfs -en persoonsgegevens relaterend aan het werk staan in de mail. Klantenbestand: Klanten waar we opdrachten voor maken staan in een klantgegevens bestand Facturen: Facturen die we naar klanten hebben gestuurd staan in een factuursysteem en per factuur in PDF Offertes: Offertes voor klanten of eventuele potentiële klanten.

Opdrachten
Social media: Foto's of films die we plaatsen op Social Media in opdracht van de opdrachtgever. Deze foto's of films staan ook op de locale bedrijfscomputers en backup schijven. Fotografie: Foto's die we maken en verwerken voor diverse media. Film: Films voor digitale toepassingen zoals Facebook, Youtube, maar ook direct voor klanten Grafiche Vormgeving: Grafische uitingen in diverse bestandsformaten zoals PDF, JPEG, PNG, enz.. Drukwerk en print: Foto's, Grafische uitingen

Overige:
Bestanden die nodig zijn voor het maken van opdrachten. Dit kunnen vel soorten bestanden zijn. Voorbeelden (tekstbestanden van klanten, muziekbestanden voor film, schetsen, voorbeeld bestanden, enz, enz..)

Hoe wordt deze data opgeslagen?

Adminstratie
Factuursysteem incl. klantgegevens worden zolang nodig opgeslagen. EyeCity zal het op zijn minst 5 jaar moeten bewaren, dit i.v.m. de belasting. Het klantgegevens bestand zit gekoppeld aan het factuur systeem en zal dus ook op zijn minst voor 5 jaar bewaard moeten worden.

E-mail
E-mails en de daar bijbehorende adressen van klanten, potentiele klanten, personen of bedrijven die in onze mail staan worden voor zolang EyeCity hier een zakelijk belang bij heeft bewaard. E-mail adressen van klanten, potentiele klanten, personen of bedrijven die wij in onze mail hebben worden uitsluitend gebruikt om te communiceren t.b.v. werkzaamheden of e.v.t. werkzaamheden voor deze klanten, potentiele klanten, personen of bedrijven. Bij e-mails die verstuurd worden naar geadresseerde en waar nodig is dat de e-mail ook naar één of meerdere andere geadresseerden (cc), die een belang daar bij hebben verstuurd moeten worden, zal EyeCity de andere geadresseerden in een blinde kopie versturen, zodat de hoofd geadresseerde nooit de e-mail adressen van de andere geadresseerden kan zien en dus ook niet opslaan en gebruiken.

Opdrachten
Alle bestanden die verkregen worden via digitale camera, mail, harde schijf, scannen e.d. worden opgeslagen op de computer. Na verwerking worden de bestanden opgeslagen op een externe harde schijf en voor zolang nodig bewaard.

Overige:
Alle overige bestanden worden ook opgeslagen op een externe harde schijf en voor zolang EyeCity hier een zakelijk belang bij heeft bewaard.

 


Adres: Oranjestraat 17
1141 CN Monnickendam
Noord-Holland, Nederland
(bezoek alleen op afspraak)
Telefoon: (+31) (0)629 798 209
E-mail: info@eyecity.nl
KvK-nummer: 62891219
BTW-num er: NL191813527B01

VVM

ZHZ

Goalie

Sullivan’s

G. A. F.

Esma

RIM

Dirk Oosterbaan

Wherevogels

Wouter Reclame

Ab Lakeman

Elle Fleur

MK Sports

IWFC

PT Travel

JHR

Partner worden

 

Vragen? Stuur ons een bericht